Data aktualizacji: 8 października 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających ze strony internetowej www.wektormedia.pl, formularzy kontaktowych, usług elektronicznych oraz Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (eBOK), w zakresie wskazanym w niniejszym dokumencie.

2. Administratorem danych osobowych jest Wektor sp. z o.o. z siedzibą w Żaganiu (68-100), przy ul. Reymonta 1A, NIP: 9241740967, REGON: 970391535, działająca pod marką Wektormedia, zwana dalej „Administratorem”.

3. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możliwy jest:

   • e-mail: biuro@wektormedia.pl;

   • telefonicznie: 68 444 60 00;

   • korespondencyjnie: Wektor sp. z o.o., ul. Reymonta 1A, 68-100 Żagań.

4. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

5. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych osobowych.

§ 2. Zakres przetwarzanych danych

1. W zależności od sposobu korzystania ze strony internetowej i usług Wektormedia Administrator może przetwarzać następujące dane:

   • imię i nazwisko;

   • nazwę firmy oraz dane identyfikacyjne przedsiębiorcy;

   • adres zamieszkania, instalacji lub prowadzenia działalności;

   • numer telefonu i adres e-mail;

   • dane podane w formularzach kontaktowych i zapytaniach ofertowych;

   • dane dotyczące zawartych umów, świadczonych usług oraz rozliczeń;

   • dane niezbędne do obsługi konta eBOK;

   • dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, w tym adres IP, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i czasie połączenia.

2. Zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do realizacji określonych celów.

3. Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od użytkownika, w związku z korzystaniem z usług Administratora, a w przypadkach przewidzianych prawem również z innych zgodnych z prawem źródeł.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Obsługa zapytań i formularzy kontaktowych

Dane przekazywane za pośrednictwem formularzy, poczty elektronicznej lub telefonu są wykorzystywane w celu udzielenia odpowiedzi, przedstawienia informacji o ofercie i prowadzenia korespondencji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i zapytań.

2. Przygotowanie i realizacja umów

Dane są przetwarzane w celu przedstawienia oferty, zawarcia i wykonania umowy, zapewnienia dostępu do usług telekomunikacyjnych oraz obsługi klienta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

3. Obsługa Elektronicznego Biura Obsługi Klienta (eBOK)

Dane są wykorzystywane do uwierzytelniania użytkownika, udostępniania informacji o usługach, fakturach, płatnościach, parametrach technicznych, zgłoszeniach i rozliczeniach oraz do realizowania funkcji dostępnych w eBOK.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, odpowiednio do realizowanej funkcji i obowiązujących przepisów.

4. Obsługa reklamacji i zgłoszeń technicznych

Dane mogą być wykorzystywane do rejestracji zgłoszeń, diagnozowania problemów technicznych, rozpatrywania reklamacji i udzielania odpowiedzi klientom.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a w uzasadnionych przypadkach także art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane są przetwarzane w związku z wystawianiem dokumentów księgowych, prowadzeniem rozliczeń oraz wykonywaniem obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i telekomunikacyjnych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7. Marketing i informacje handlowe

Dane mogą być wykorzystywane do przekazywania informacji o usługach i promocjach Administratora, z uwzględnieniem obowiązujących wymogów dotyczących zgody na wykorzystywanie określonych kanałów komunikacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji własnych usług, albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dla danego przetwarzania wymagana jest zgoda.

Przesyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do marketingu bezpośredniego odbywa się z poszanowaniem wymogów Prawa komunikacji elektronicznej.

8. Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu utrzymania prawidłowego działania strony, wykrywania nadużyć oraz zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§ 4. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych w formularzach kontaktowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych niezbędnych do obsługi zapytania może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

2. Podanie danych wymaganych do zawarcia i realizacji umowy może być niezbędne do świadczenia zamówionych usług.

3. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych do celów, dla których jest ona wymagana, jest dobrowolne. Odmowa jej udzielenia nie wpływa na możliwość korzystania z podstawowych usług, jeżeli zgoda nie jest niezbędna do ich świadczenia.

§ 5. Odbiorcy danych osobowych

1. Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom współpracującym z Administratorem, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

2. Do takich podmiotów mogą należeć:

   • dostawcy usług informatycznych, hostingowych i serwisowych;

   • dostawcy oprogramowania i systemów obsługi klienta;

   • operatorzy płatności elektronicznych;

   • podmioty świadczące usługi księgowe, prawne i windykacyjne;

   • przedsiębiorcy telekomunikacyjni współpracujący przy realizacji usług;

   • podmioty świadczące usługi doręczania korespondencji;

   • organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

3. W przypadkach wymaganych prawem Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi dane odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

4. Dane osobowe nie są sprzedawane osobom trzecim.

§ 6. Okres przechowywania danych

1. Dane przekazane w związku z zapytaniem ofertowym lub kontaktowym przechowywane są przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony roszczeń wynikających z prowadzonej korespondencji.

2. Dane związane z realizacją umowy są przechowywane przez okres jej obowiązywania, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do dochodzenia albo obrony roszczeń.

3. Dokumentacja księgowa i podatkowa jest przechowywana przez okres wynikający z właściwych przepisów prawa.

4. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej wycofania albo ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje odrębna podstawa prawna ich dalszego przechowywania.

5. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora są przechowywane do ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, z uwzględnieniem wyjątków określonych w RODO.

6. Szczególne okresy przechowywania danych związanych ze świadczeniem usług komunikacji elektronicznej wynikają z właściwych przepisów prawa.

§ 7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – na zasadach określonych w RODO – następujące prawa:

1. Prawo dostępu do swoich danych osobowych.

2. Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych.

3. Prawo do usunięcia danych w przypadkach określonych przepisami.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania.

5. Prawo do przenoszenia danych, gdy spełnione są ustawowe warunki.

6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w tym bezwarunkowego sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego.

7. Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@wektormedia.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

§ 8. Pliki cookies i dane techniczne

1. Strona internetowa Wektormedia może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące do zapisywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji zapisanych w urządzeniu użytkownika.

2. Pliki cookies mogą służyć w szczególności do:

   • zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony;

   • utrzymywania sesji użytkownika;

   • zapewnienia bezpieczeństwa formularzy i mechanizmów logowania;

   • zapamiętywania wybranych ustawień;

   • prowadzenia analiz odwiedzin, jeżeli odpowiednie narzędzia są wykorzystywane i użytkownik wyraził wymaganą zgodę;

   • realizowania działań reklamowych, jeżeli odpowiednie narzędzia są wykorzystywane i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

3. Cookies niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika mogą być stosowane bez odrębnej zgody w granicach przewidzianych prawem.

4. Stosowanie pozostałych plików cookies i podobnych technologii, w szczególności w celach analitycznych lub reklamowych, odbywa się po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

5. Użytkownik może zarządzać zgodami na pliki cookies poprzez ustawienia udostępnione na stronie oraz odpowiednie funkcje przeglądarki internetowej.

6. Wycofanie zgody na pliki cookies powinno być równie łatwe jak jej wyrażenie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań podjętych przed jej wycofaniem.

7. Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony internetowej.

8. Informacje o rzeczywiście stosowanych plikach cookies, ich dostawcach, celach oraz okresach ważności powinny być dostępne użytkownikowi w ustawieniach cookies.

§ 9. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz istniejących zagrożeń.

2. Dostęp do danych osobowych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione lub podmioty uprawnione na podstawie właściwych umów albo przepisów prawa.

3. Administrator podejmuje działania mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

4. Użytkownicy korzystający z eBOK powinni zachować poufność danych uwierzytelniających i nie udostępniać ich osobom nieupoważnionym.

§ 10. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Jeżeli w związku z wykorzystywaniem określonych usług informatycznych lub narzędzi zewnętrznych dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia podstawę prawną takiego przekazywania zgodną z rozdziałem V RODO.

2. W zależności od przypadku przekazywanie może opierać się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo na właściwych zabezpieczeniach, w tym standardowych klauzulach umownych.

3. Informacje o właściwych zabezpieczeniach i możliwości uzyskania ich kopii można uzyskać, kontaktując się z Administratorem, jeżeli takie przekazywanie ma miejsce.

§ 11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

W zakresie korzystania ze strony internetowej i standardowych formularzy kontaktowych Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

§ 12. Zmiany Polityki prywatności

1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów, sposobu funkcjonowania strony lub zakresu świadczonych usług.

2. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie www.wektormedia.pl/polityka-prywatnosci.

3. Zmiany Polityki prywatności nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają właściwe przepisy o ochronie danych osobowych.

Wektor sp. z o.o. – Wektormedia

ul. Reymonta 1A, 68-100 Żagań

E-mail: biuro@wektormedia.pl

Telefon: 68 444 60 00